Hoe heeft het Amphia Ziekenhuis de grip op continuïteit ingericht?
Vol trots en enthousiasme laat Timo Schipperen zien dat hij “In Control” is.
Hij toont een donut-grafiek die helemaal groen gekleurd is. Dat is de grafiek van het dashboard van GRCcontrol, de GRC-oplossing van GRCcontrol B.V.. Deze software gebruikt hij voor het managen van een aantal normen die voor het ziekenhuis van toepassing zijn. In dit geval heeft hij de NEN7510 norm geselecteerd. Timo heeft zelf ook normen ingevoerd en gerelateerd. Daar zitten normen bij met een heel boekwerk zo dik als een telefoonboek. De normen die ze in GRCcontrol bijhouden zijn NEN7510, ISO27000, AVG privacy, CMT Convenant Medische Technologie, GMP-Z Good Manufacturing Practice Zorg voor de Apotheek, IGZ Inspectie Gezondheidszorg (o.a. VMS), JCI Joint Commission International kwaliteitsnormenkader, NTA Nederlands Technische Afspraak, VMS Veiligheid Management Systeem, Post-operatief en Pre-operatief. Door gebruik van GRCcontrol worden dubbele maatregelen voorkomen, omdat veel maatregelen uit de verschillende norm en overlappen. “Dit scheelt veel papierwerk en administratieve last”, aldus Timo.
Wat betekent dat je “In Control” bent?
“In control” betekent dat je weet welke maatregelen je hebt genomen om te voldoen aan de gestelde normering en daarmee kwetsbaarheden en risico’s kunt voorkomen. Dus dat je wetten en normen naleeft. He betekent ook je alle maatregelen blijft controleren en verbeteracties uitvoert zodat je ook “In Control” blijft. Het is een doorlopend proces met Plannen, Doen, Controleren en Uitvoeren (Plan-Do-Check-Act) waarbij het proces wordt geborgd. Middels interne- en externe controles (audits) worden de maatregelen gecontroleerd. Met certificering op een norm kun je bewijzen dat je aan de norm voldoet. Certificering is ook steeds meer een eis in de zorg en wordt zo veel makkelijker.
Heb je speciale software nodig om alles goed bij te houden?
In het begin kun je met Excel uit de voeten, maar op een gegeven moment loop je daarmee vast. Ik kan niets meer met Excel.
Hoe gaat het bij andere ziekenhuizen?
Ik denk wisselend. Het belangrijkste is een goed commitment van het management. Je moet investeren in mensen en in tooling. En omdat het software is denkt men dat het daarmee onder ICT valt. Dat is niet zo. Het is de bedrijfsorganisatie waarbij je de hele organisatie en alle functies en bedrijfsprocessen in kaart brengt. Het is het samenspel van technische en organisatorische maatregelen. Het is veel werk en dat doe je er niet even bij. Ik werk goed samen met onze ICT-afdeling en krijg de nodige support van ons management. Daardoor zijn we met elkaar “In Control”.